Gepflegte Stammdaten machen den unternehmerischen Alltag oft leichter - Wir haben für Sie ein paar Tipps zusammengetragen
Tatsächlich ist es so: ich kann mir keine Telefonnummern, Geburtstage oder Adressen mehr merken. Mein Handy erledigt das für mich. Voraussetzung dafür, dass ich trotzdem jemanden erreiche und dass ich Oma Gertruds Geburtstag nicht vergesse, ist mein gut gepflegtes Adressbuch. Meine Stammdaten, mein tabellarisch niedergeschriebenes, externes Gedächtnis.
Adressdaten und Telefonnummern verwaltet auch jedes Unternehmen. Anders als bei mir ist es aber so, dass sich am Ende nicht nur Oma Gertrud ärgert, weil ich nicht zum Geburtstag angerufen habe, wenn das hinterlegte Datum nicht stimmt. Falsche Stammdaten führen in Betrieben aller Art schon mal zu gravierenderen Fehlern. Material das im Lager nicht mehr aufzufinden ist, Lieferungen, die an den falschen Bestimmungsort gehen, und nicht korrekt gestellte Kundenrechnungen sind potenziell sehr geschäftsschädigend. Da höre ich mir doch lieber die Standpauke von Oma Gertrud an.
Unternehmerisches Rückgrat - Stammdatenpflege
Als Stammdaten bezeichnen wir alle grundlegenden, relativ stabilen Informationen, die zentrale Entitäten eines Unternehmens beschreiben. Also z.B. Daten zu Kunden, Lieferanten, Materialien, Mitarbeitenden und Standorten. Diese Daten bleiben über einen längeren Zeitraum hinweg konstant und bieten eine Referenz für operative Prozesse und damit eine Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse. Sie garantieren Prozesssicherheit und Effizienz, indem sie sicherstellen, dass Abläufe reibungslos verlaufen. Sie ermöglichen präzise Analysen und damit einhergehend fundierte Erkenntnisse und sind Entscheidungsgrundlage für zahlreiche strategische Vorhaben. Sie sind demnach essenziell für die Planung, Reporting und Controlling. Darüber hinaus sind gepflegte Stammdaten unerlässlich für die Integration verschiedener Systeme und die Nutzung von modernen Technologien wie z.B. künstlicher Intelligenz. Fehlerhafte und unvollständige Stammdaten können zu Verzögerungen, Fehlbestellungen oder Produktionsstillständen führen. Fehlerquoten und Kosten senken sich für Unternehmen durch effiziente und dauerhafte Pflege der Daten und die Erstellung effizienterer Prozesse.
Trotz der enormen Wichtigkeit gepflegter Stammdaten und all der Vorteile, die sie in einem reibungslosen Arbeitsalltag bieten, mangelt es aus Erfahrung aber genau daran. Herausforderungen im Arbeitsalltag und das laufende Projektgeschäft sorgen allzu oft dafür, dass das Management der grundlegendsten Daten unter geht. Dabei sind die Vorteile von gut organisierten Stammdaten nicht von der Hand zu weisen.
Fünf gute Gründe für gepflegte Stammdaten im Warehouse Management (WMS)
- Optimale Lagerplatznutzung und Kapazitätsplanung
Bei der chaotischen Lagerhaltung gibt es keine festen Plätze. Jeder Artikel wird dort eingelagert, wo gerade Platz ist. Klingt unstrukturiert, ist aber hocheffizient – vorausgesetzt, ein Lagerverwaltungssystem (LVS/WMS) dokumentiert exakt, wo sich welcher Artikel befindet. Doch damit diese Strategie funktioniert, sind korrekte und gepflegte Stammdaten entscheidend. Artikelmaße, Gewicht, Handling-Units, Mindesthaltbarkeitsdaten oder Gefahrstoffkennzeichnungen – all diese Informationen müssen im System zuverlässig hinterlegt sein. Nur so kann das WMS sicherstellen, dass ein Artikel den passenden Lagerplatz erhält und später fehlerfrei gefunden wird. Automatisierte Systeme wie Shuttle-Lager, AutoStore oder autonome Roboter (AMR) kombinieren die Flexibilität der chaotischen Lagerhaltung mit digitaler Intelligenz. Sie nutzen die hinterlegten Stammdaten, um optimale Lagerplätze zu bestimmen, Zugriffszeiten zu reduzieren und Bestände jederzeit transparent darzustellen. Fehlen diese Daten oder sind sie unvollständig, führt das schnell zu falschen Einlagerungen, ineffizienten Prozessen oder sogar zu Sicherheitsrisiken. Gepflegte Stammdaten sind daher das Rückgrat jedes modernen WMS – und der Schlüssel für eine effiziente, fehlerfreie und zukunftssichere Lagerstrategie. - Fehlerreduktion und Prozesssicherheit
Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten können zu Falschkommissionierungen, Bestandsabweichungen und Lieferverzögerungen führen. Korrekte Stammdaten gewährleisten hingegen eine reibungslose Abwicklung von Einlagerung, Kommissionierung und Versand, was die Prozesssicherheit erhöht. - Effiziente Automatisierung und Digitalisierung
Moderne Lagerverwaltungssysteme und automatisierte Kommissionierungslösungen sind auf präzise Stammdaten angewiesen. Nur mit korrekten Daten können Roboter und automatisierte Systeme effizient arbeiten, was die Produktivität steigert und den Personalbedarf reduziert. - Kosteneinsparungen im Versand und Transport
Exakte Artikelstammdaten ermöglichen die Auswahl optimaler Versandmittel und die effiziente Nutzung von Transportkapazitäten. Dies reduziert Versandkosten und verbessert die Auslastung von Transportmitteln wie LKWs. - Grundlage für fundierte Entscheidungen und Analysen
Stammdaten bilden die Basis für betriebswirtschaftliche Auswertungen und strategische Entscheidungen. Sie ermöglichen beispielsweise die Analyse von Retourenquoten oder die Planung von Wartungszyklen, was zur Optimierung von Lagerprozessen beiträgt.
Was würden wir also empfehlen, um Ihre Stammdaten effektiv zu pflegen?
Verantwortlichkeiten klar definieren
Bestimmen Sie Rollen wie „Data Owner“ oder „Data Steward“ eindeutig. Diese Personen sollten berechtigt sein, Daten zu ändern, zu validieren und zu genehmigen. Eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten verhindert Unklarheiten und verbessert die Datenqualität.
Standardisierte Prozesse und Regeln etablieren
Entwickeln Sie einheitliche Richtlinien für die Erfassung, Pflege und Nutzung von Stammdaten. Dazu gehören Namenskonventionen, Pflichtfelder und Validierungsregeln. Standardisierte Prozesse erleichtern die Schulung von Mitarbeitenden und gewährleisten konsistente Daten.
Regelmäßige Datenüberprüfung und -bereinigung
Führen Sie in festgelegten Intervallen Überprüfungen der Stammdaten durch, um veraltete, doppelte oder fehlerhafte Einträge zu identifizieren und zu korrigieren. Automatisierte Tools können dabei unterstützen, die Datenqualität kontinuierlich hoch zu halten.
Automatisierung von Routineaufgaben
Nutzen Sie Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) oder KI-gestützte Systeme, um wiederkehrende Aufgaben wie die Validierung von Daten oder das Ausfüllen von Standardfeldern zu automatisieren. Dies reduziert manuelle Fehler und steigert die Effizienz.
Benutzerfreundliche Systeme einsetzen
Implementieren Sie intuitive und benutzerfreundliche Oberflächen für die Dateneingabe und -pflege. Eine gute Usability fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden und minimiert Eingabefehler.
Datenqualität kontinuierlich messen
Etablieren Sie KPIs zur Bewertung der Datenqualität, wie z. B. Vollständigkeit, Genauigkeit und Aktualität. Regelmäßige Berichte und Dashboards helfen, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen.
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Bilden Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig in Bezug auf die Bedeutung von Stammdaten und deren korrekter Pflege aus. Ein gemeinsames Verständnis fördert die Datenqualität und verhindert Fehler.
Zentrale Datenhaltung und Integration
Nutzen Sie zentrale Stammdatensysteme oder Master Data Management (MDM)-Lösungen, um Daten konsistent und synchronisiert über verschiedene Systeme hinweg zu verwalten. Dies erleichtert die Pflege und erhöht die Datenintegrität.
Durch die Umsetzung dieser Best Practices können Unternehmen die Qualität ihrer Stammdaten nachhaltig verbessern, was zu effizienteren Prozessen, besseren Entscheidungen und höherer Kundenzufriedenheit führt. Und so lange ich mein Adressbuch und den Kalender in meinem Handy immer Up to Date halte, ist meine Beziehung zu Oma Gertrud auch gerettet.